Nowelizacja kodeksu pracy, która weszła w życie 1 stycznia 2019 roku, wprowadziła 3 ważne zmiany zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika. Poniżej ich krótkie streszczenie.

1. Zmiana sposobu wypłaty wynagrodzenia.

Przy obecnym postępie technologicznym może dziwić, że dotychczas zasadą prawa pracy była wypłata wynagrodzenia bezpośrednio do rąk pracownika. Możliwe było inne uzgodnione sposobu wypłaty wynagrodzenia, jeżeli wynikało to z układu zbiorowego pracy lub pracownik wyraził na to zgodę uprzednio na piśmie. Innymi słowy, jeżeli nie było takich ustaleń, pracownik miał otrzymywać wynagrodzenie bezpośrednio w gotówce. Obecna nowelizacja modyfikuje tę zasadę. Zgodnie z art. 86 § 3 kodeksu pracy wypłata wynagrodzenia dokonywana jest na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. W konsekwencji, jeżeli pracownik nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia w gotówce, to domyślną formą wypłaty wynagrodzenia będzie przelew na rachunek. Naturalnie ta zmiana również oddziałuje na zakres informacji, których może żądać pracodawca przy podpisywaniu umowy z pracownikiem. Dzięki czemu obecnie pracodawca może żądać również podania numeru rachunku płatniczego, chyba że pracownik złożył wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Odnośnie pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku, którzy otrzymywali wynagrodzenie za pracę bezpośrednio do rąk własnych, to pracodawca zobowiązany był do 21 stycznia 2019 roku poinformować takich pracowników o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego lub złożeniu odpowiedniego wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Pracownik powinien w terminie 7 dni od otrzymania złożyć stosowne oświadczenie. Jeżeli tego nie zrobi, to wynagrodzenie będzie wypłacane na dotychczasowych zasadach.

Ważne! Za moment wypłaty wynagrodzenia uważa się moment, w którym pracownik mógł dysponować wynagrodzeniem. Z tego względu w przypadku przelewu wynagrodzenia na rachunek pracownika, wynagrodzenie uważa się za wypłacone w terminie wpływu środków na konto pracownika, a nie złożenia dyspozycji przelewu.

2. Zmiana sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Dotychczas pracodawca był zobowiązany do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przepisy nie zawierały postanowień odnośnie formy takiej dokumentacji. Nowelizacja wprowadziła obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej (Art. 94 pkt 9a kodeksu pracy). To od pracodawcy zależy sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną może nastąpić przez wykonanie odwzorowania cyfrowego (np. skanów) dokumentów i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, co stanowi potwierdzenie zgodności odwzorowania cyfrowego z wersją papierową.

Zmiana postaci dokumentacji z elektronicznej na papierową polega na sporządzeniu wydruku i opatrzeniu go podpisem pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby, co stanowi potwierdzenie zgodności wydruku z dokumentem elektronicznym.

W przypadku zmiany sposobu przechowywania dokumentacji pracodawca powinien poinformować o tym pracowników oraz wskazać im, iż w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji mają możliwość odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej. W przypadku braku odbioru ww. terminie, pracodawca może zniszczyć taką dokumentację.

Ważne! Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, przechowywanie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, jak również przechowywanie jej przez krótszy okres niż wymagany prawem stanowi wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, które jest zagrożone karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł

3. Zmiana okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Ostatnią zmianę stanowi okres i sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94 pkt 9b kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentacje pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. Przykładowo wyłom od tej zasady stanowi postępowanie sądowe, w którym dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w sprawie,  a pracodawca jest stroną tego postępowania. W takim przypadku pracodawca powinien przechowywać dokumentację do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, jednak nie krócej niż przez 10-letni okres.

Powyższe wpływa również na zakres informacji, które pracodawca powinien przekazać pracownikowi w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.  Pracodawca powinien poinformować pracownika w formie elektronicznej lub papierowe o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru i terminie tego odbioru, a także zniszczeniu dokumentacji w razie braku odbioru.
W odniesieniu do okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy nawiązanym przed 1 stycznia 2019 roku stosuje się przepisy dotychczasowe.
Ważne! Odnośnie do dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1988 roku a przed 1 stycznia 2019 roku możliwe jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji poprzez złożenie raportu informacyjnego. Skrócony okres wynosi 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Raport informacyjny należy złożyć do ZUS-u.