Jak myślę o naprawdę dobrej umowie, to nasuwają mi się dwa określenia: bezpieczna i zrozumiała. Innymi słowy, to jest taka umowa, która na najwyższym poziomie zabezpiecza interesy klienta, a jednocześnie jest zrozumiała przez strony w taki sposób, że nie potrzebują pomocy prawnika. Niejednokrotnie te dwie cechy nie idą w parze. Często bezpieczeństwo umowy jest realizowane kosztem jej czytelności. Nierzadko też same strony obawiają, że umowa napisana prostym językiem nie jest bezpieczna. Te dwie cechy można pogodzić i o tym będzie dzisiejszy wpis.

Prosta umowa może być bezpieczna.

W ostatnich latach w Ameryce pojawił się trend pisania umów prostym językiem. Zgodnie z nim umowa powinna być napisana w taki sposób, aby przeciętny uczeń liceum był w stanie ją zrozumieć. Celem jest skrócenie długich, podrzędnie złożonych zdań i sprawienie, że będą bardziej czytelne dla odbiorcy. Niejednokrotnie standardowe postanowienia umowne są skracane o połowę objętości. Jednak bez szkody dla samej treści. Wbrew pozorom to nie jest łatwe zadanie. Sama swego czasu zostałam poproszona przez klienta o napisanie umowy do wielokrotnego wykorzystania, ale takiej, która miała zajmować tylko jedną stronę.Wynikało to ze specyfiki branży klienta, w której kontrahenci niechętnie podpisują umowę. Prawdę powiedziawszy wymagało to gimnastyki z mojej strony, ale cel został osiągnięty. Klient dostał umowę, która go odpowiednio zabezpieczała, a jednocześnie nie odstraszała kontrahentów.

Ważny jest sens nadany przez strony.

Pisanie umowy prostszym językiem nie oznacza, że ucierpi na tym bezpieczeństwo umowy. Co więcej, może to odnieść lepsze efekty w trakcie realizacja umowy lub w momencie, gdy pojawi się spór. Wynika to z zasad wykładni umów, zgodnie z którymi istotne jest jak strony rozumiały umowę. Oznacza to, że dokonując wykładni umowy prymat ma znaczenie nadane przez strony, a nie jej dosłowna treść. W przypadku sporu co do treści postanowienia, bierze się pod uwagę jak je rozumiał adresat składanego oświadczenia. Uwzględnia się również kto był autorem umowy, czy treść umowy została narzucona drugiej stronie, jakie były okoliczności i kontekst sytuacyjny. Z tego względu, napisanie umowy prostym językiem zmniejsza ryzyko, że druga strona będzie starała się przeforsować swoją wykładnię.

Warto pamiętać o funkcjach jakie realizuje umowa.

W istocie umowa pełni kilka funkcji. Po pierwsze, z perspektywy prawnej opisuje czynność prawną, której dokonują strony. Poza tym, z biznesowego punktu widzenia stanowi spisanie wynegocjowanych warunków przez strony. Ponadto, od strony praktycznej jest drogowskazem dla stron jak mają postępować zgodnie z ustaleniami w konkretnych okolicznościach. Dlatego użycie prostego języka pozwala użytkownikom umowy łatwiej z niej korzystać.

Od czego zacząć?

Na początek warto zdefiniować sobie dwa obszary: przedmiot umowy oraz możliwe ryzyka. To właśnie te dwa aspekty będą głównie determinować kształt umowy.

Przedmiot umowy pomoże określić z jakim typem umowy mamy do czynienia. Czy to będzie umowa, która ma swój typ w kodeksie cywilnym, a może to będzie miks umów. To również wpłynie na formę w jakiej umowa powinna być zawarta. Więcej o formach umowy znajdziesz w tym wpisie. Są typy umów, które dla swej ważności wymagają szczególnej formy, o czym pisałam tutaj.

Z kolei, określenie możliwych ryzyk pomoże odpowiedzieć na pytanie: co tak na prawdę umowa powinna zabezpieczać? Dzięki czemu możliwe będzie dobranie odpowiednich instrumentów ochronnych.

Jak stworzyć umowę napisaną prostym językiem?

  • Proste, pojedyncze zdania

Przechodząc już do samego pisania umowy warto zastąpić rozbudowane zdania, prostymi pojedynczymi zdaniami. Dzięki temu umowa będzie bardziej czytelna.

Przykład:

“Przez cały Okres Obowiązywania Poddzierżawy Poddzierżawca będzie na koszt własny troszczył się o Przedmiot Poddzierżawy i dokonywał jego konserwacji oraz bieżących napraw, jak również zmian wynikających z Przepisów (ale w tym zakresie po uprzednim uzgodnieniu z Poddzierżawiającym zakresu i sposobu przeprowadzenia takich zmian) oraz zapewni, że działanie wszelkich instalacji w Przedmiocie Poddzierżawy odpowiada jakości i wykończeniu wymaganych do wysokiej jakości instalacji tego rodzaju.”

można zastąpić w taki sposób:

“W okresie Obowiązywania Poddzierżawy Poddzierżawca będzie na koszt własny dbał o Przedmiot Poddzierżawy, w szczególności dokonywał konserwacji, bieżących napraw lub innych zmian wynikających z Przepisów. W tym ostatnim przypadku, zakres i sposób przeprowadzenia zmian powinien być uprzednio uzgodniony z Poddzierżawiającym. Poddzierżawca zapewni, iż wszelkie instalacje zostaną wykonane według najwyższych standardów.”

  • Rezygnacja z nadmiernego formalizmu

Tam gdzie to możliwe warto zrezygnować z prawniczych, formalnych określeń i zastąpić je prostszym zamiennikiem.

Przykład:

“O ile niniejsza Umowa wyraźnie nie stanowi inaczej, wykonanie i przestrzeganie przez Poddzierżawcę wszystkich postanowień, zobowiązań i warunków niniejszej Umowy, jakie Poddzierżawca winien jest wykonać i przestrzegać na jej podstawie będzie na wyłączny koszt Poddzierżawcy.”

można zastąpić w taki sposób:

“Poddzierżawca ponosi koszty związane z realizacją Umowy, chyba że co innego wynika z jej postanowień.”

  • Rezygnacja ze zbędnych zwrotów

Można również pominąć zbędne partykuły (np. niniejsza) lub zbędne przymiotniki (np. wszelkie).

Przykład:

“Z chwilą zakończenia Okresu Obowiązywania Umowy, Poddzierżawca zda Przedmiot Poddzierżawy w takim samym stanie, w jakim Przedmiot Poddzierżawy znajdował się w dacie podpisania niniejszej Umowy, z uwzględnieniem normalnego zużycia oraz wszelkich zmian dokonywanych przez Poddzierżawcę i Poddzierżawiającego zgodnie z niniejszą Umową”

można zastąpić w taki sposób:

“Z chwilą zakończenia Okresu Obowiązywania Umowy, Poddzierżawca zda Przedmiot Poddzierżawy w takim samym stanie, w jakim znajdował się w dacie podpisania Umowy, z uwzględnieniem jego normalnego zużycia oraz zmian dokonanych przez Strony zgodnie z Umową.”

  • Strona czynna czasowników zamiast biernej

Dobrą praktyką jest również zastąpienie strony biernej przez stronę czynną czasowników. To się świetnie sprawdza w regulaminach i politykach prywatności lub innych dokumentach, w których z reguły odbiorcą jest konsument.

Przykład:

“Reklamacje dotyczące Konkursu mogą być składane przez Uczestników w terminie 14 dni licząc od dnia ogłoszenia wyników dla danego Dnia Konkursowego, którego reklamacja dotyczy, wyłącznie w formie pisemnej, listem poleconym na Adres Organizatora z dopiskiem „Konkurs_X”. O zachowaniu terminu, o którym mowa w zdaniu poprzednim, decyduje data wpływu reklamacji do Organizatora.”

można zastąpić w taki sposób:

“Jeżeli jesteś niezadowolony z wyniku lub przebiegu konkursu, to możesz złożyć reklamacje. Wyślij ją do nas na adres…… listem poleconym z dopiskiem “Konkurs_X”. Pamiętaj, że masz tylko 14 dni na złożenie reklamacji, licząc od dnia ogłoszenia wyników dla danego Dnia Konkursowego, którego reklamacja dotyczy. O zachowaniu tego terminu decyzuje data wpływu reklamacji do Organizatora”

 

***

Podstawa prawna: 

art. 65 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.);