Pewnie zdarzyło Ci się ustalać z kimś szczegóły współpracy telefonicznie lub mailowo, po czym dostać projekt umowy mailowo, podpisać i odesłać jej skan. Z reguły wygląda to w taki sposób, że dostajesz umowę w wersji edytowalnej lub podpisany skan z prośbą o podpisanie i odesłanie z powrotem mailem. Zastanawiałeś się kiedyś czy taka praktyka jest prawidłowa? Czy taka umowa jest skutecznie zawarta? Jeżeli to czytasz, to pewnie właśnie teraz o tym myślisz. Z tego wpisu dowiesz się czy można zawrzeć umowę skanem oraz które umowy wymagają dla swej ważności określonej formy prawnej.

Czy można zawrzeć umowę skanem?

W większości przypadków można, ale zawsze trzeba sprawdzić czy podpisywana umowa nie wymaga szczególnej formy dla swej ważności. Gdyby tak było, to może się okazać, że z punktu widzenia prawa zawarta umowa będzie nieważna. To czy umowa wymaga specjalnej formy wynika z przepisów prawa lub z ustaleń samych stron.

Przykładowo:
jeżeli wcześniej podpisałeś umowę, w której było wskazane, że wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, to aneks powinien być również w tej formie.

Listę umów, które dla swojej ważności wymagają szczególnej formy znajdziesz na końcu tego wpisu.

Drugą ważną kwestią jest to, że umowa podpisana i odesłana skanem to nie jest umowa w formie pisemnej. Wiele osób podpisując umowę w ten sposób uważa, że jeżeli wydrukowali umowę i ją podpisali, a następnie odesłali skanem, to zachowali formę pisemną. Tak jednak nie jest. Forma pisemna wymaga własnoręcznego podpisu, natomiast odesłanie umowy wyłącznie skanem stanowi odwzorowanie podpisu. Umowę zawartą w ten sposób kwalifikuje się jako zawartą w formie dokumentowej.

Podsumowując, przed podpisaniem umowy i odesłanie jej skanu:

1. sprawdź czy dany typ umowy nie wymaga dla swej ważności konkretnej formy;
2. sprawdź czy wcześniejsze ustalenia z drugą stroną nie nakładają na Ciebie konkretnych wymogów odnośnie formy;

niezależnie od skanu wyślij tradycyjnie podpisany egzemplarz umowy do drugiej strony i poproś ją o to samo.

PAMIĘTAJ!
Do skutecznego zawarcia umowy nie jest konieczne podpisanie się na tym samym egzemplarzu umowy, wystarczy, że każdy z Was podpisze jeden egzemplarz i przekaże go drugiej stronie.

Te umowy muszą mieć określoną formę, aby uznać je za ważne.

Niektóre umowy dla swej ważności wymagają zachowania określonej formy. To oznacza, że bez zachowania właściwej formy umowa będzie nieważna. Rodzaje tych umów znajdziesz w grafice poniżej. Sprawdź też wpis, w którym opisuję niezbędne elementy każdej formy.

Przykładowo:
jeżeli zawarłeś umowę o przeniesienie majątkowych praw autorskich jedynie ustnie lub mailowo, to taka umowa nie będzie ważna. Ten typ umowy wymaga dla swej ważności formy pisemnej.

***

Podstawa prawna:

1. art. 75[1], 158, 245 § 2, 307 § 3, 522, 709 [2], 764 [6], 876 § 2, 890 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.);
2. art. 22, 92, 106, 131, 157 § 2, 180 § 1, 300[6], 300 [105] 301 § 2 Kodeksu spółek handlowych (Dz.U. 2000 Nr 94, poz. 1037 ze zm.);
3. art. 47 – 51[3] Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego (Dz.U. 1964 Nr 9, poz 59 ze zm.);
4. art. 53, 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U.1994 Nr 24, poz. 83 ze zm.).