W jakiej formie zawrzeć umowę? Od tego pytania warto zacząć pracę nad dokumentem. W większości przypadków strony mają swobodę w wyborze formy. Istnieją jednak konkretne typy umów, których forma ma wpływ na ważność samej umowy. Szerzej o tym pisałam w ostatnim wpisie (znajdziesz tam również listę tych umów). Dzisiejszy wpis poświęcam w całości formie czynności prawnych, ale z praktycznego punktu widzenia. Dowiesz się o elementach charakteryzujących daną formę i najczęstszych problemach z tym związanych m.in. czy podpis zawierający wyłącznie inicjały jest prawidłowy przy formie pisemnej.

1. Forma pisemna

Jest to podstawowa forma czynności prawnych. Do jej spełnienia wystarczy złożyć własnoręczny podpis pod treścią oświadczenia woli. Samo oświadczenie może być napisane odręcznie lub na komputerze. To co przesądza o zachowaniu formy pisemnej to własnoręczny podpis. Dlatego wszelkie odwzorowania podpisu np. przy wykorzystaniu skanu, faksu, nie będą stanowiły formy pisemnej (por. wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 23 listopada 2007 r., sygn. akt IV CSK 228/07). Więcej na ten temat możliwości zawarcia umowy za pośrednictwem skanu znajdziesz w tym wpisie. Co istotne, sam podpis nie musi być czytelny. Powinien być złożony w takiej formie, w jakiej jest z reguły składany przez daną osobę.

W praktyce sądowej pojawił się problem czy wystarczający jest podpis zawierający inicjały. Takie sytuacje są oceniane indywidualnie w kontekście rozpoznawanej sprawy i tego jak zwyczajowo dana osoba się podpisuje. Jednak można uznać za przeważające stanowisko, iż podpis powinien zawierać co najmniej nazwisko osoby go składającej (por. uchwała Składu Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 30 grudnia 1993 r.,III CZP 146/93). Dopuszczalne jest również złożenie podpisu z pominięciem niektórych liter w nazwisku. Z kolei, złożenie podpisu zawierającego wyłącznie inicjały lub parafę może zostać zakwestionowane w przypadku sporu.

2. Forma z kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Z art. 78¹ § 2 k.c. wynika, że forma elektroniczna jest równoważna z formą pisemną. To oznacza, że wszędzie tam gdzie wymagane jest zachowanie formy pisemnej, zastosowanie formy elektronicznej będzie również skuteczne. Oczywiście, regułę tę strony mogą wyłączyć w umowie, ale powinno to wynikać wyraźnie z jej brzmienia.

Przykładowo: Strony w umowie zapisały, że wszelkie jej zmiany pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej oraz nie ma zastosowania art. 78¹ § 2 k.c. Tym samym, aneks w formie elektronicznej jest nieważny.

Dla zachowania formy elektronicznej niezbędne jest złożenie oświadczenia opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Z tego względu, aby móc posłużyć się kwalifikowanym podpisem elektronicznym konieczne kupienie odpowiedniego narzędzia do jego używania. Przed zakupem tego narzędzia warto sprawdzić czy podmiot znajduje się w rejestrze podmiotów kwalifikowanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Listę kwalifikowanych dostawców usług można znaleźć na stronie NCCert.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to nie to samo co podpis przy wykorzystaniu profilu zaufanego. Ten ostatni przydatny jest w kontaktach z urzędami, natomiast nie ma zastosowania w relacjach między osobami prywatnymi.

3. Forma dokumentowa

Jest to najmłodsza i najmniej sformalizowana forma czynności prawnych. W odróżnieniu od formy pisemnej do jej zachowania nie jest konieczny własnoręczny podpis. Do zachowania formy dokumentowej wystarczy utrwalenie przez osobę składającą oświadczenie woli treści tego oświadczenia na jakimkolwiek nośniku np. smsowo, mailowo, głosowo. Może to być również utrwalone przez inną osobę, ale za zgodą osoby składającej oświadczenie woli.

Ważne! Zgodnie z art. 720 § 2 k.c. umowa pożyczki, której wartość przekracza 1.000,00 zł powinna być sporządzona w formie dokumentowej. Ma to znaczenie dla celów dowodowych.

4. Forma z datą pewną

Jest to kwalifikowana forma czynności prawnych. Z reguły jest stosowana do wywołania określonych skutków prawnych.

Przykładowo: w przypadku umowy najmu na czas oznaczony data pewna powoduje, że nowy właściciel nie będzie mógł wypowiedzieć najemcom umowy.

Zastosowanie tej formy daje pewność w zakresie daty sporządzenia umowy, a tym samym niweluje ryzyko antydatowania dokumentu. Datę pewną można uzyskać na dwa sposoby: przez jej urzędowe poświadczenie  lub w przypadku wystąpienia okoliczności wskazanych w art. 81 § 2 tj. stwierdzenia faktu dokonania czynności prawnej w dokumencie urzędowym, umieszczenia na dokumencie wzmianki przez organ państwowy, organ jednostki samorządu terytorialnego lub przez notariusza, opatrzenia kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu dokumentu w postaci elektronicznej.

5. Forma z podpisem notarialnie poświadczonym

Jest to również kwalifikowana forma czynności prawnych. Z tego względu, tak jak pozostałe formy kwalifikowane zapewnia większe bezpieczeństwo, gdyż zabezpiecza autentyczność podpisu. Co do zasady, notarialne poświadczenie podpisu powinno odbyć się w obecności notariusza. Możliwe jest również, że podpis został złożony na dokumencie wcześniej (bez obecności notariusza). W takiej sytuacji, osoba, która podpisała się na dokumencie powinna oświadczyć przed notariuszem, że dokument został podpisany własnoręcznie, natomiast notariusz zaznacza tę okoliczność w sporządzonym poświadczeniu. Z praktycznego punktu widzenia należy pamiętać, że notarialne poświadczenie podpisu dotyczy wyłącznie podpisu złożonego na oryginale, nie zaś na jego kserokopii (por. postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 29 kwietnia 2015 r., IV CSK 529/14, postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 29 kwietnia 2015 r.,IV CSK 527/14).

6. Akt notarialny

Tak samo jak dwie wcześniejsze formy jest to również forma kwalifikowana, jednak najsilniejsza ze wszystkich form czynności prawnych. Szczegółowe elementy formy aktu notarialnego określa ustawa prawo o notariacie. Jest to istotne z tego względu, że jeżeli akt notarialny nie zawiera elementów niezbędnych, to może się okazać, że nie spełnia formy aktu notarialnego, a w konsekwencji stwierdzona nim czynność prawna może zostać uznana za nieważną (por. Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 26 listopada 2004 r., I CK 384/04).

***

Podstawa prawna:

1. art. 77², 77³, 78,  78¹, 81 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.);
2. art. 88, 91 i nast. ustawy z dnia 14 lipca 1991 r. Prawo o notariacie (Dz.U. nr 22 poz. 91 z późn. zm.).