Koniec roku to mój ulubiony okres na popatrzenie z perspektywy na mijający rok i zastanowienie się co można zrobić lepiej w przyszłym. Robię audyt na różnych płaszczyznach: finanse, strategia biznesowa, obsługa klientów. Wnioski, które mam, pomagają mi w określeniu działań na przyszły rok. Jeżeli jeszcze nie robisz rocznego podsumowania, to zdecydowanie polecam. Dzięki temu możesz stworzyć skuteczniejszą strategię i zrezygnować z działań, które nie przynoszą zamierzonych rezultatów. W dzisiejszym wpisie przedstawię Ci o jakie aspekty z punktu widzenia prawnika, warto uzupełnić roczne podsumowanie.
Swego czasu pisałam o profilaktyce prawnej, czyli działaniach które mogą zminimalizować problemy prawne w przyszłości. Jednym z takich działań może być audyt prawny działalności. Poniżej lista rzeczy, na które warto zwrócić uwagę robiąc taką analizę:
1. Zastanów się nad współpracami
Czy kontrahenci płacą terminowo? Jeżeli nie, może warto rozważyć wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń do stosowanych umów np. poręczenia przez osobę trzecią lub postanowień stanowiących rekompensatę za opóźnienie płatności np. wyższe niż ustawowe odsetki za opóźnienie. Czasami zawarcie odpowiednich postanowień w umowie może stanowić skuteczną motywację dla kontrahenta.
Poza tym, zastanów się czy pojawiają się jakieś problemy w Waszej współpracy? W większości przypadków problemy prawne tworzą efekt śnieżnej kuli. Dlatego jeżeli zostaną rozpoznane na wczesnym etapie można im jeszcze zaradzić bez dotkliwych konsekwencji.
Jeżeli masz kontrahenta, który stale zalega z płatnościami sprawdź czy nie widnieje w rejestrze dłużników. Może się okazać, że bardziej opłacalne dla Ciebie będzie zakończenie takiej współpracy niż długotrwałe dochodzenie zapłaty.
2. Jeżeli kontrahent nie płaci rozważ podjęcie działań
W przypadku, gdy kontrahent nie płaci możesz podjąć różne działania celem wyegzekwowania należności. Począwszy od miękkiej windykacji, skończywszy na postępowaniu sądowym. Do najczęstszych działań należą:
- przedsądowe wezwanie do zapłaty
- wpis do rejestru dłużników
- postępowanie pojednawcze
- postępowanie sądoweWięcej o plusach i minusach każdego z rozwiązań dowiesz się z tego wpisu.
3. Czy potrzebowałeś pomocy prawnika w tym roku?
Jak wskazują badania z 2019 roku przeprowadzone na zlecenie Naczelnej Rady Adwokackiej większość ludzi rozwiązuje problemy prawne na własną rękę. Nie będę Cię przekonywać, że każda sprawa wymaga konsultacji z prawnikiem, bo tak nie jest. Ale możesz zweryfikować kiedy takiej pomocy potrzebujesz. W tym tekście znajdziesz pytania, które warto sobie zadać, aby zweryfikować czy pomoc prawnika jest potrzebna.
4. Zweryfikuj swoje umowy
Niejednokrotnie się zdarza, że strony podpisując umowę traktują to wyłącznie jako formalność. Nie zwracają większej uwagi na jej postanowienia. Zdarza się również, że strony analizując umowę traktują po macoszemu komparycje umowy (oznaczenie stron), jak również jej postanowienia końcowe, a tam może tkwić źródło przyszłego problemu prawnego. Dlatego warto co jakiś czas robić audyt umów i sprawdzić czy zawarte w nich postanowienia należycie chronią Twoją działalność.
Pamiętaj o 5 kluczowych punktach:
- oznaczenie stron
- przedmiot umowy
- czas trwania umowy
- zabezpieczenie umowy
- postanowienia końcowe
O tym na co zwrócić uwagę analizując te punkty i jak najlepiej je ująć dowiesz się z tego tekstu.
5. Zmodyfikuj swoje umowy
W zależności od branży, w której działasz pomyśl o zmodyfikowaniu stosowanych umów. Przykładowo branża kreatywna głównie bazuje na mniej sformalizowanych kontraktach np. umowach ustnych, mailowych ustaleniach. Warto rozważyć jednak stworzenie prostej umowy, która będzie zapewniać mocniejszą ochronę niż ogólne, kodeksowe przepisy, a jednocześnie nie będzie odstraszać kontrahenta. Możesz pomysleć również o pisaniu umów prostym, zrozumiałym językiem. Wbrew pozorom skomplikowane zapisy umowy, zdania wielokrotnie złożone, których same strony nie rozumieją, nie oznaczają lepszej ochrony. Wprost przeciwnie, taka umowa może powodować trudności interpretacyjne na Twoją niekorzyść.
O tym dlaczego i w jaki sposób stworzyć umowę prostym językiem dowiesz się z tego tekstu.
6. Sprawdź czy zawarte umowy są ważne
Czy wiesz o tym, że niektóre umowy, aby mogły zostać uznane za ważne wymagają zachowania określonej formy prawnej. Przykładowo umowa przenosząca prawa autorskie musi być zawarta na piśmie, bo w przeciwnym razie nie dojdzie do przeniesienia praw autorskich, a co najwyżej do udzielenia licencji. Czasami to same strony zastrzegają konkretną formę pod rygorem nieważności. Przykładowo w umowie strony zastrzegły, że wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Z tego względu, zmiana umowy dokonana mailowo będzie mogła zostać podważona przez drugą stronę jako nieważna.
O tym jakie umowy dla swojej ważności wymagają zachowania określonej formy dowiesz się z tego wpisu.
Z kolei, o tym jakie są obowiązujące formy czynności prawnych, przeczytasz tutaj.
7. Sprawdź swoje wewnętrzne dokumenty
Warto poszerzyć audyt prawny o analizę wewnętrznej dokumentacji. Czy masz wdrożone RODO w swojej działalności? Jeżeli stosujesz regulaminy, sprawdź ich aktualność. Jeżeli Twoimi klientami są głównie konsumenci, zastanów się czy przestrzegasz przepisów konsumenckich?
8. Czy wystąpiła w tym roku jakaś sytuacja, którą dobrze byłoby zabezpieczyć na przyszłość?
Naturalne jest, że gdy pojawi się jakiś problem i uda nam się go rozwiązać, to zamykamy ten rozdział i idziemy dalej. Warto jednak wrócić do danego problemu, zrobić retrospekcje i pomyśleć nad zabezpieczeniem się przed daną sytuacją na przyszłość.
***
